La Factura Electrónica: una herramienta segura, rápida y eficiente para las compañías de la región latinoamericana

Cada día las organizaciones enfrentan retos que deben solucionar para satisfacer las necesidades de sus clientes y cumplir sus propios objetivos de negocio, apoyarse en herramientas tecnológicas resulta fundamental para aquellas compañías que deseen garantizar la eficiencia en sus operaciones, gestionar los negocios con base en información confiable y minimizar los errores.

En miras de gestionar las áreas financieras, comerciales, de operaciones, industriales, de RR.HH. y nómina o bien las áreas de gestión y de servicio al cliente, las empresas disponen de los Sistemas tipo ERP. “Esta herramienta garantiza la seguridad en la información, rentabiliza la inversión y simplifica las operaciones diarias en los diferentes equipos de trabajo” asegura Luis Caballero, Director General de Softland Centroamérica Norte.

Caballero, quien cuenta con más de 14 años de experiencia en la industria del software de gestión para las empresas de Latinoamérica, nos ofrece detalles sobre la facturación electrónica, el proceso para generarla en Guatemala y los beneficios que ofrece.

¿Qué es la factura electrónica?


Al igual que la factura tradicional en papel, “la factura electrónica es un documento que respalda una transacción de venta para fines comerciales y tributarios. La diferencia está en que la factura electrónica es generada, expresada, trasmitida y almacenada en un formato electrónico” aseguró Luis Caballero, quien indicó que vale la pena explicar cada uno de estos pasos:

·         Generada: La factura electrónica no se llena de forma manual en un formulario pre impreso, sino que se genera directamente desde un sistema informático habilitado para este fin.

·         Expresada: La factura electrónica no es una hoja de papel, sino un archivo con un formato particular que está diseñado para la lectura y almacenamiento en plataformas tecnológicas.

·         Trasmitida: La factura electrónica se trasmite desde el proveedor y llega al cliente por medios electrónicos, generalmente por medio de internet.

·         Almacenada: La factura electrónica no se almacena en medios físicos, sino en medios electrónicos como discos duros y bases de datos.

En Guatemala durante el mes de mayo entró en vigencia el régimen para implementar la facturación electrónica en línea (FEL) ¿qué cambios puede esperar el contribuyente?

En los países de Latinoamérica, en los que la facturación electrónica se ha implementado, se tiene un formato particular llamado XML (siglas de eXtensibleMarkup Lenguaje). El mismo facilita la trasmisión y la lectura estándar de las facturas desde diferentes sistemas informáticos. Este formato no está diseñado para ser interpretado por personas.

Para una interpretación adecuada, el archivo XML se acompaña de su representación gráfica, que consiste en la misma información en un archivo con un formato más tradicional. La representación gráfica generalmente tiene un formato PDF y en la mayoría de las legislaciones se exige que siempre se pueda generar y acompañar al archivo XML.

Quizás el mayor cambio en Guatemala es la firma electrónica en sí. Anteriormente cualquier documento que se enviaba a los GFACE se devolvía con un CAE, el cual no era más que un número de identificación único del documento.  De ahora en adelante, los contribuyentes deberán de gestionar una firma electrónica única; la cual conectará cualquier documento electrónico con su número de identificación tributaria. 

Otra variante será la forma de comunicación ya que anteriormente los Generadores de Factura Electrónica (GFACE) ofrecían varios tipos de archivo para la transferencia y de ahora en adelante será únicamente por XML, indicó Caballero.

Entonces ¿El GFACE puede incorporarse ala Facturación Electrónica en Línea?

En Guatemala,los GFACE podrán integrarse como gestores de Firma Electrónica, pero deberán estandarizar sus esquemas de comunicación y de alguna manera tendrán acceso a la firma electrónica de cada contribuyente.

¿Qué requisitos o qué aspectos debe cumplir una empresa para emitir facturas electrónicas? (considerando grandes empresas como también Pymes)

·         Equipo o hardware

·         Software para la emisión de las facturas, como Softland ERP

·         Capacitación a su personal para el correcto uso

·         Firma Electrónica autorizada

¿Cuáles son los pasos que una empresa debe seguir para emitir facturas electrónicas?

Caballero indicó que según el portal de la SAT los pasos son:

a)     Contar con usuario para utilizar la Agencia Virtual de la SAT.

b)     Tener sus datos del NIT actualizados en el Registro Tributario Unificado (RTU).

c)     Tener al menos un establecimiento comercial inscrito en el RTU con estado “Activo”.

d)     Estar afiliado en cualquiera de los regímenes del Impuesto al Valor Agregado.

e)     Estar al día en la declaración de sus impuestos (No estar omiso).

f)      Tener su domicilio “Localizado”.

g)     La habilitación como Emisor de DTE puede solicitarse en la Agencia Virtual de la SAT, en el apartado de “Factura Electrónica en Línea (FEL)”.

¿Qué costo tendrán las facturas electrónicas?

Respecto a los costos, hasta el día de hoy son muy variados ya que los esquemas de transferencia de datos eran distintos en cada GFACE.  Estos costos podían oscilar desde Q.0.20 centavos por documento emitido hasta Q.1.30, esos fueron los valores que en nuestra experiencia, como Softland, hemos detectado.

¿Qué ventajas ofrece el uso de documentos electrónicos?


Si bien la adopción del uso de facturas y otros documentos electrónicos por parte de las empresas se debe a la imposición de las entidades tributarias de los distintos países, existen ventajas en su uso que deben valorarse:

·         Mejora en los procesos: al utilizarse procedimientos electrónicos para la emisión, trasmisión y almacenamiento de las facturas, se eliminan los procesos físicos equivalentes, que suelen ser menos eficientes. El tiempo de impresión, particularmente importante cuando se tienen que imprimir varias copias o volúmenes grandes, se transforma en un proceso de pocos segundos. El traslado y almacenamiento de las facturas se torna innecesario y los procesos de búsqueda son mucho más fáciles y rápidos. Incluso procesos como la cobranza, se mejora significativamente, por la recepción más rápida de los documentos de parte de los clientes y la facilidad para conciliar información.

·         Disminución de gastos e impacto ambiental: los documentos electrónicos significan un ahorro para las empresas en papel, suministros de impresión, costos de transporte y costos de almacenamiento. Estos ahorros se traducen también en un menor impacto al medio ambiente.

·         Mayor eficiencia y trasparencia de la información: al tratarse de registros organizados en bases de datos, el uso de documentos electrónicos optimiza las tareas de búsqueda y análisis de los datos de ventas y de gastos, críticos en las empresas.